AURA

Tareas: plazos, recordatorios, responsables, listas de verificación y archivos

La tarjeta de una tarea guarda el resultado, los plazos y lo acordado por el equipo. Un día y una hora antes del plazo, Aura le recuerda una tarea sin terminar. Una tarea puede vincularse a un proyecto aunque la lista de tareas sea general.

Más información: Ayuda · Funciones.

Revisado:

Completar la tarjeta

  1. Abra la página «Tareas» (el icono de la cabecera) o el paso «Preparación» de un proyecto y su tarjeta «Tareas», y pulse «+ Tarea». Mientras en la página del estudio no haya un proyecto elegido ni una lista abierta, se abre la ventana corta «Nueva tarea» con los campos «Qué hacer *», «Fecha límite» y «Lista de tareas»: «Crear» → «Añadir tarea» abre la misma ventana. En un proyecto y en una lista abierta se abre la ventana completa con todos los campos. «+ Añadir» bajo una columna crea la tarea directamente en esa columna, y al pulsar un día de «Calendario» se crea una tarea con ese plazo. En la ventana completa, si crea desde la vista general, elija la «Lista de tareas».
  2. Indique el «Nombre de la tarea» y una descripción del resultado. En el campo «Proyecto», elija un proyecto que pueda editar o «Sin proyecto».
  3. Elija el «Responsable» entre los miembros de esta lista de tareas. Si la persona no está en la lista, el propietario la invita primero y ella acepta la invitación.
  4. Fije la «Fecha límite», la prioridad «Normal» o «Alta» y, si hace falta, «Inicio del trabajo» y «Fin del trabajo». Las horas se muestran en la zona horaria del dispositivo. En el campo «Recordatorio del plazo», elija cuándo recordar la tarea.
  5. Añada puntos a la «Lista de verificación» y direcciones útiles a «Materiales y enlaces». Pulse «Guardar»; luego abra la tarea guardada para comentarla y subir archivos.

Recordatorios del plazo

  1. Por defecto, una tarea con plazo tiene dos recordatorios: un día y una hora antes del plazo. En el campo «Recordatorio del plazo» puede elegir «Solo un día antes», «Solo una hora antes» o «Sin recordatorios».
  2. El plazo se cuenta desde «Fin del trabajo» si está indicado. Si la tarea solo tiene una fecha en el campo «Fecha límite», el plazo vence a las 18:00 de ese día en la zona horaria de quien lo fijó: el recordatorio de un día antes llega la víspera a las 18:00, y el de una hora antes, a las 17:00.
  3. El recordatorio lo recibe el responsable. Si no hay responsable, lo recibe el autor de la tarea, y si el autor ya no participa en el tablero, el propietario del tablero. El correo llega a la dirección de la cuenta. El mensaje de Telegram llega si el bot está conectado en el perfil.
  4. El recordatorio indica el nombre de la tarea, el tablero, el plazo y un enlace que abre la tarjeta de la tarea. El proyecto se indica si tiene acceso a él: a un miembro invitado solo al tablero no se le muestra el nombre del proyecto.
  • Cada recordatorio llega una sola vez. Si la tarea ya está en la columna «Listo», no hay recordatorios. Si la vuelve a poner en curso, no llegarán los recordatorios cuya hora ya pasó. Las tareas de un proyecto archivado o eliminado no envían recordatorios.
  • Si cambia el plazo, los recordatorios vuelven a llegar según el nuevo plazo. Un recordatorio cuya hora ya había pasado cuando fijó el plazo no se envía: por ejemplo, con un plazo dentro de 40 minutos no habrá recordatorio de un día antes ni de una hora antes.
  • Una tarea sin terminar cuyo plazo ha llegado (la hora de fin o las 18:00 del día del plazo) se marca con una franja roja en la tarjeta y entra en el grupo «Vencida» de la vista «Lista», y en su plazo pone «Vencida».

Seguir el avance

  1. En la vista «Por estado» mueva la tarjeta a la columna «Por hacer», «En progreso», «En revisión» o «Listo»; el número junto al nombre de la columna indica cuántas tareas tiene. El estado también se cambia con «⋯» en la tarjeta: la línea «Mover a…» con el nombre del estado. Una tarea se mueve igual en la vista «Lista» y en el móvil. «Listo» muestra las tres tareas terminadas al final y «Mostrar más» abre el resto.
  2. La tarjeta lo dice con palabras: el plazo («Hoy, 18:00», «Mañana», un día de la semana o una fecha; una tarea vencida dice «Vencida»), de dónde viene la tarea («Del plano del salón», «Presentación» o «De una plantilla», si tiene un enlace a un plano o a una presentación o vino de una plantilla), el responsable o «Sin responsable», el recordatorio («aviso una hora antes»), la lista de verificación («lista 1 de 3») y el número de comentarios.
  3. El «Calendario» muestra un mes, una semana o un solo día: el selector «Mes / Semana / Día», las flechas y «Hoy». Una tarea con plazo está en el día del plazo, un trabajo con inicio y fin ocupa todos sus días, y la hora de inicio se escribe antes del nombre; en la vista «Día» se indican las horas de trabajo, por ejemplo «09:00–12:30». Una tarea vencida lleva la marca «!», y el día actual se rotula «hoy». Pulse un día para crear una tarea con ese plazo. En el teléfono, el calendario se lee como una lista por días con el botón «+ Tarea para este día», y un mes vacío tiene «+ Tarea». Las tareas sin fechas están debajo del calendario, en el bloque «Sin fecha». Pulsar una tarea abre su tarjeta.
  4. En «Discusión», escriba lo acordado y pulse «Enviar». Para adjuntar algo, use «Adjuntar archivo»; pulsar el nombre descarga el archivo.
  5. Una tarea con fecha se puede marcar como hecha directamente en la página principal del estudio, en el bloque «Hoy y próximamente»: la marca de verificación la cierra en la lista de tareas. Si la lista está abierta para usted solo en lectura, la marca no está disponible.

Acceso y límites

  • El propietario y los editores de una lista de tareas pueden añadir y cambiar tareas, listas de verificación, comentarios y archivos. Un lector consulta las tarjetas y descarga los adjuntos que tiene a la vista: sobre la lista ve «Puedes ver las tareas, pero no cambiarlas. Para cambiarlas, pídeselo al propietario de la lista.», y «+ Tarea», «⋯» en las tarjetas y el arrastre están ocultos.
  • Se admiten JPG, PNG, WebP, PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, CSV y ZIP: hasta 10 MB por archivo, 30 archivos por tarea y 100 MB por lista de tareas. Un editor elimina sus propios archivos, y el propietario puede eliminar cualquiera.
  • Una lista de verificación admite hasta 100 puntos, y una tarjeta hasta 30 enlaces. Un enlace a un documento o a una visualización no da permisos sobre ese material: el acceso se configura por separado.
  • Si un compañero ya ha cambiado la tarea, al guardar no se sobrescriben sus cambios. Copie el texto que necesite, cargue la versión actual y repita los cambios. Si un compañero se adelantó mientras movía una tarjeta, la página dice «Un compañero acaba de cambiar esta tarea. Te mostramos la versión actual; repite tu cambio.» y actualiza la lista. Una tarea existente no se puede pasar a otra lista con el campo «Lista de tareas».
  • La página «Tareas» se abre con el icono con contador de la cabecera (arriba a la derecha en el móvil).
  • Si tiene activadas las direcciones, las tareas son comunes a «Diseño», «Producción» y «Floristería»: en «Producción» primero se muestran las tareas de los pedidos, y «Por pedidos» quita ese filtro.

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