Plantillas de tareas: guardar un plan de preparación y repetirlo

Guardar tareas como plantilla

1. Abra la página «Tareas» con el proyecto que necesite (el campo «Proyecto:») o el paso «Preparación» del proyecto y su tarjeta «Tareas», donde ya están reunidas las tareas. Pulse «Plantillas» → «Guardar tareas como plantilla». El menú «Plantillas» está sobre la lista, en la fila con los filtros y la vista de tareas (en el móvil estas líneas están en «⋯»). La línea está disponible para quienes pueden editar, cuando hay un proyecto o una lista elegidos y con tareas; si no, bajo ella se dice qué falta: «Elige un proyecto o una lista para guardar sus tareas» o «Primero añade tareas».
2. En la ventana «Guardar tareas como plantilla», escriba el «Nombre de la plantilla» y, si hace falta, una «Descripción» (para qué eventos es este plan).
3. En el bloque «Tareas en la plantilla», deje marcadas las tareas que necesite; «Seleccionar todas» y «Quitar todas» las marcan o desmarcan de una vez.
4. Pulse «Guardar plantilla». La plantilla aparecerá en «Plan desde una plantilla» en todos los proyectos del estudio.

Añadir un plan desde una plantilla

1. Abra la página «Tareas» del proyecto que necesite (el campo «Proyecto:» o el paso «Preparación» → tarjeta «Tareas») y pulse «Plantillas» → «Añadir un plan listo». Si no hay ningún proyecto elegido y tiene varias listas, la ventana «¿A qué proyecto lo añadimos?» pregunta dónde añadir las tareas. Sin permiso para editar, el menú «Plantillas» no aparece y la página dice «Solo lectura».
2. En la ventana «Plan de preparación del evento», elija una plantilla: en el grupo «Plantillas listas» están los planes de boda, evento corporativo, montaje y desmontaje, y debajo «Mis plantillas» (o «Plantillas del estudio» si el proyecto pertenece a otro estudio). La lista «Tareas de la plantilla» muestra qué se añadirá y con qué plazos.
3. Compruebe la «Fecha del evento»: los plazos de las tareas se calculan a partir de ella. Si la plantilla no tiene tareas con plazo, la fecha no hace falta.
4. Pulse «Añadir el plan a la lista de tareas». Las tareas existentes se quedan donde están; asigne responsables y ajuste los plazos.

Editar o eliminar una plantilla

1. En la ventana «Plan de preparación del evento», elija su plantilla y pulse «Editar plantilla».
2. Cambie el nombre, la descripción y las tareas: «Añadir tarea», «Arriba» y «Abajo» para el orden, el plazo «Antes del evento», «El día del evento», «Después del evento» o «Sin fecha límite» con un número de días, y el responsable «Propietario del estudio», la profesión de un miembro del equipo o «Sin responsable». Pulse «Guardar plantilla».
3. «Eliminar plantilla» la elimina tras confirmarlo. Las tareas ya añadidas desde ella se quedan en los proyectos.

Lo que conviene saber

• En la plantilla se guardan el título, la descripción y la checklist de cada tarea, el plazo en días antes o después del evento y el rol del responsable: el propietario del estudio o la profesión de un miembro del equipo. Las personas concretas no se guardan en la plantilla, ni tampoco los estados, archivos y comentarios de las tareas.
• Si el proyecto no tiene fecha del evento, las tareas se guardan sin plazos. Los plazos se pueden fijar en la plantilla más tarde con «Editar plantilla».
• La plantilla pertenece al estudio, es decir, a la cuenta del propietario del proyecto. Para una lista sin proyecto, son las plantillas del propietario de la lista, y quien edita una lista ajena sin proyecto guarda y ve sus propias plantillas. Guardan y aplican plantillas quienes pueden editar allí las listas de tareas; cambiar y eliminar una plantilla pueden el propietario del estudio y su autor.
• Un estudio puede tener hasta 100 plantillas propias, con hasta 200 tareas en cada una.
• Si la plantilla ya se ha cambiado en otra ventana, el editor le pedirá cerrarlo y abrir la plantilla de nuevo para no perder los cambios.
• Las plantillas de tareas no están vinculadas a los espacios y planos guardados («Mis plantillas» de la biblioteca) ni a las plantillas de documentos («Empezar con una plantilla»).
• Antes estos botones se llamaban «Guardar como plantilla» y «Plan desde una plantilla»: ahora los dos están en el menú «Plantillas» sobre la lista de tareas. La búsqueda de la ayuda sigue encontrando los nombres antiguos.

Plantillas en la app

En la app móvil, abra «Tareas» y «Plantillas de tareas». Elija una lista, un plan listo o una plantilla del estudio, compruebe la fecha del evento y confirme la incorporación. Los plazos se calculan con relación a esta fecha.

Puede guardar como plantilla las tareas elegidas de una lista o de todo el proyecto, y cambiar el orden, las listas de comprobación, los plazos y los roles de los responsables. Una plantilla no traslada los nombres de las personas: los participantes se asignan por su rol en el proyecto nuevo.

Eliminar una plantilla conserva las tareas ya creadas. Si se perdió la respuesta de la aplicación, use «Comprobar y repetir la aplicación»: la app comprobará la misma solicitud sin duplicar las tareas.

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