AURA

Задачи: сроки, напоминания, ответственные, чек-листы и файлы

Карточка задачи хранит результат, сроки и договорённости команды. За день и за час до срока Аура напомнит о невыполненной задаче. Задачу можно связать с проектом, даже если сам список задач общий.

Подробнее: Справка · Возможности.

Проверено:

Заполнить карточку

  1. Откройте страницу «Задачи» (значок в шапке) или шаг «Подготовка» проекта и его карточку «Задачи» и нажмите «+ Задача». Пока на странице студии не выбран проект и не открыт список, откроется короткое окно «Новая задача» с полями «Что сделать *», «Срок» и «Список задач»: то же окно открывает «Создать» → «Добавить задачу». В проекте и в открытом списке откроется полное окно со всеми полями. «+ Добавить» под колонкой создаёт задачу сразу в этой колонке, а нажатие на день в «Календарь» создаёт задачу с этим сроком. В полном окне при создании из общего перечня выберите «Список задач».
  2. Укажите «Название задачи» и описание результата. В поле «Проект» выберите доступный для редактирования проект или «Без проекта».
  3. Выберите «Ответственный» из участников этого списка задач. Если человека нет в списке, владелец сначала приглашает его, а человек принимает приглашение.
  4. Установите «Срок», приоритет «Обычный» или «Высокий» и при необходимости «Начало работы» и «Окончание работы». Время отображается в часовом поясе устройства. В поле «Напоминание о сроке» выберите, когда напомнить о задаче.
  5. Добавьте пункты в «Чек-лист» и полезные адреса в «Материалы и ссылки». Нажмите «Сохранить»; затем откройте сохранённую задачу для обсуждения и загрузки файлов.

Напоминания о сроке

  1. По умолчанию у задачи со сроком два напоминания: за день и за час до срока. В поле «Напоминание о сроке» можно выбрать «Только за день», «Только за час» или «Не напоминать».
  2. Срок отсчитывается от «Окончание работы», если оно указано. Если у задачи есть только дата в поле «Срок», срок наступает в 18:00 этого дня по часовому поясу того, кто его поставил: напоминание за день придёт накануне в 18:00, а за час в 17:00.
  3. Напоминание получает ответственный. Если ответственный не назначен, его получает автор задачи, а если автор больше не участвует в доске, то владелец доски. Письмо приходит на почту аккаунта. Сообщение в Telegram приходит, если в профиле подключён бот.
  4. В напоминании указаны название задачи, доска, срок и ссылка: она открывает карточку задачи. Проект указан, если он вам доступен: участнику, приглашённому только на доску, название проекта не показывается.
  • Каждое напоминание приходит один раз. Если задача уже в колонке «Готово», напоминаний нет. Если вернуть её в работу, напоминания, время которых уже прошло, не придут. Задачи архивного или удалённого проекта не напоминают.
  • Если перенести срок, напоминания придут заново относительно нового срока. Напоминание, время которого уже прошло к моменту, когда вы поставили срок, не отправляется: например, при сроке через 40 минут не будет ни напоминания за день, ни за час.
  • Невыполненная задача, срок которой наступил (время окончания или 18:00 дня срока), выделяется красной полосой на карточке и попадает в группу «Просрочено» вида «Список», а на её сроке написано «Просрочено».

Следить за выполнением

  1. В виде «По статусам» перенесите карточку в колонку «Нужно сделать», «В работе», «На согласовании» или «Готово»; число рядом с названием колонки показывает, сколько в ней задач. Статус также меняет «⋯» на карточке: строка «Перенести в…» с названием статуса. Так же задачу переносят в виде «Список» и на телефоне. В «Готово» видны три задачи, завершённые последними, остальные открывает «Показать ещё».
  2. Карточка говорит словами: срок («Сегодня, 18:00», «Завтра», день недели или дата; у просроченной задачи «Просрочено»), откуда задача («Из плана зала», «Презентация» или «Из шаблона», если в ней есть ссылка на план или презентацию либо она пришла из шаблона), ответственный или «Без ответственного», напоминание («напомним за час»), чек-лист («чек-лист 1 из 3») и число комментариев.
  3. «Календарь» показывает месяц, неделю или один день: переключатель «Месяц / Неделя / День», стрелки и «Сегодня». Задача со сроком стоит в дне срока, работа с началом и окончанием занимает все свои дни, а время начала написано перед названием; в виде «День» написаны часы работы, например «09:00–12:30». Просроченная задача отмечена «!», сегодняшний день подписан «сегодня». Нажмите на день, чтобы создать задачу с этим сроком. На телефоне календарь читается списком по дням с кнопкой «+ Задача на этот день», а в пустом месяце есть «+ Задача». Задачи без дат находятся под календарём в блоке «Без даты». Нажатие на задачу открывает карточку.
  4. В «Обсуждение» напишите договорённость и нажмите «Отправить». Для вложения используйте «Прикрепить файл»; нажатие на имя скачивает файл.
  5. Задачу с датой можно отметить сделанной прямо на главной студии, в блоке «Сегодня и скоро»: галочка закрывает её в списке задач. Если список открыт вам только для просмотра, галочка недоступна.

Доступ и ограничения

  • Добавлять и менять задачи, чек-листы, комментарии и файлы могут владелец и редакторы списка задач. Читатель просматривает карточки и скачивает доступные вложения: над списком ему написано «Вы можете смотреть задачи, но не менять. Чтобы менять, попросите владельца списка.», а «+ Задача», «⋯» на карточках и перетаскивание скрыты.
  • Допустимы JPG, PNG, WebP, PDF, DOCX, XLSX, PPTX, TXT, CSV и ZIP: до 10 МБ на файл, 30 файлов на задачу и 100 МБ на список задач. Редактор удаляет свои файлы, а владелец может удалить любые.
  • В чек-листе до 100 пунктов, в карточке до 30 ссылок. Ссылка на документ или визуализацию не выдаёт права на этот материал: доступ настраивается отдельно.
  • Если задачу уже изменил коллега, сохранение не перезапишет его правки. Скопируйте нужный текст, загрузите актуальную версию и повторите изменения. Если коллега успел раньше, пока вы переносили карточку, страница напишет «Эту задачу только что изменил коллега. Мы показали свежую версию, повторите правку.» и обновит список. Существующую задачу нельзя перенести в другой список через поле «Список задач».
  • Страницу «Задачи» открывает значок со счётчиком в шапке (на телефоне он вверху справа).
  • Если у вас включены направления, задачи общие для «Дизайн», «Производство» и «Флористика»: в «Производство» сначала показаны задачи по заказам, а «По заказам» снимает этот отбор.

Связанные инструкции