Documentos del proyecto: cómo se relacionan las secciones de preparación

El proyecto tiene un espacio de trabajo propio para el presupuesto, el cronograma, los cuestionarios del cliente y las sugerencias de la IA, y cada sección tiene sus propios documentos subidos. Ayuda a pasar de la idea de decoración a la preparación del evento.

Más información: Ayuda · Funciones.

Revisado: 2026-10-19

Empezar la preparación

Abra el proyecto y compruebe sus datos: el nombre, la fecha del evento y la descripción. Después abra el paso «Preparación» → la pestaña «Documentos»: a la izquierda está la lista «Documentos del proyecto», «Brief del cliente», «Presupuesto», «Cronograma», «Asistente de preparación» y «Documentos generales», cada uno con su estado en palabras («Completado por el cliente», «Borrador, 4 partidas», «Vacío. Puede subirlo desde Excel»), y a la derecha el documento abierto. En el teléfono la lista es una fila sobre el documento.
En la sección «Brief del cliente», cree las preguntas, guarde el cuestionario y publique el enlace. Cuando el cliente responda, vuelva a él con «Ver respuestas».
En la sección «Presupuesto», elija la moneda, indique una cifra de referencia y añada partidas: decoración, alquiler, entrega y trabajo de los proveedores. Los gastos reales y los pagos se introducen a mano.
En la sección «Cronograma», añada las etapas de entrega, montaje, evento y desmontaje con fecha, hora y responsables. Pulse «Guardar» para el presupuesto y el cronograma.
En la sección «Asistente de preparación», precise el encargo, reciba sugerencias y elija las tareas que se crearán en una lista de tareas a la que tenga acceso. Revise las tarjetas creadas y asigne responsables.
Cada sección tiene bajo el documento el bloque «Documentos de la sección»: arrastre a él su propio presupuesto en Excel o PDF, un cronograma, un brief del cliente o materiales para el asistente. Guarde los contratos, el plano del espacio y otros archivos que no pertenecen a una sola sección en «Documentos generales». El número de documentos aparece junto al nombre de la sección.
Los enlaces a la antigua pestaña aparte de documentación del proyecto ahora abren «Documentos» → «Presupuesto».

Dónde guardar el resultado

Las tareas (vista «Por estado», «Lista» o «Calendario») muestran qué hay que hacer y en qué fase está el trabajo. El cronograma describe la secuencia de acciones a horas concretas. Los documentos sirven para el concepto, las instrucciones para los montadores y los materiales para aprobar. Estas herramientas se usan juntas, pero una entrada del cronograma no se convierte por sí sola en una tarjeta de tarea.

Por ejemplo, las respuestas del cliente ayudan a formular las tareas para aprobar la decoración. El presupuesto recoge la cantidad y el coste de los artículos, el cronograma fija la hora de entrega y montaje, y un documento aparte reúne las fotos y las instrucciones detalladas.

Guardado y permisos

El presupuesto, el brief, el cronograma, el asistente y los documentos generales están disponibles para el propietario y para los participantes con permiso para editar todo el proyecto; los demás solo ven en la pestaña «Documentos» los documentos del proyecto. Los lectores, los comentaristas y los clientes con acceso solo a las variantes no ven el presupuesto interno, las respuestas de los cuestionarios ni los documentos subidos a las secciones, y no pueden descargarlos.
El enlace del brief para el cliente abre solo el cuestionario publicado. No da acceso al presupuesto, al cronograma, a las tareas ni a las respuestas de otros.
El presupuesto y el cronograma se guardan con «Guardar», y el brief con «Guardar brief». La publicación es una acción aparte. Si hay un conflicto de versiones, conserve los cambios que necesite y use «Cargar la última versión».
El importe del presupuesto son los gastos del propio evento. Los límites de generaciones de IA del equipo del proyecto son otro mecanismo y no se recargan con este importe.
Un documento eliminado de una sección deja de descargarse de inmediato, también con un enlace obtenido antes, y se borra del almacenamiento.

Presupuesto y cronograma desde el teléfono

En la app móvil, abra un proyecto y elija «Presupuesto» o «Cronograma». Las partidas, el proveedor, la cantidad, los días de alquiler, el precio, los gastos reales y los pagos se editan en formularios aparte. Los totales se recalculan en la pantalla. Toque «Guardar cambios» para registrar las ediciones del proyecto.

En el cronograma indique el nombre, la fecha y la hora, la duración, el responsable, el contacto y el lugar de la etapa. Se puede cambiar el orden, y una etapa terminada se marca por separado. La fecha y la hora se introducen en la zona horaria del teléfono.

Las hojas y columnas ampliadas del presupuesto, el recargo, el impuesto, la publicación para el cliente y la aplicación de una plantilla están disponibles con el mismo acceso beta que en el sitio web. La versión para el cliente oculta los campos internos y las partidas que el estudio no incluyó en ella. Los participantes con permiso de lectura ven solo el presupuesto publicado para el cliente. El cronograma está disponible para los editores del proyecto.

Si otro participante cambió el presupuesto o el cronograma, la app propone cargar la versión actual. Sus ediciones sin guardar permanecen en el formulario hasta que confirme. Si se perdió la respuesta sobre el guardado, compruebe primero los datos para no sobrescribir los cambios de otros.

CSV y Excel se pasan por el menú del sistema del teléfono para guardar y compartir. Antes de exportar, guarde los cambios si necesita el Excel actual del servidor.

Archivos del proyecto desde el teléfono

Abra el proyecto y «Archivos del proyecto», y luego una sección. Los archivos están disponibles para el propietario y para los editores de todo el proyecto.
«Subir documento» abre el selector de archivos del teléfono. Puede elegir hasta 10 archivos. Los límites del archivo, del proyecto y del número de versiones se muestran en la pantalla.
«Nueva versión» conserva las ediciones anteriores bajo el documento. «Nombre, sección y nota» ayuda a rotular el documento y a mover toda la cadena a la sección adecuada.
«Ver» abre una tabla, un texto, diapositivas o una imagen. Puede tocar una celda de la tabla para ver su texto completo. Para un PDF y el archivo original de Office, elija «Descargar o abrir el archivo».
Eliminar un documento quita todas sus versiones; una versión antigua se puede eliminar por separado. Si se perdió la respuesta, primero actualice la lista y compruebe el resultado.