Presupuesto del evento: hojas, resumen y Excel

Rellenar el presupuesto

1. Abra el proyecto → el paso «Preparación» → la tarjeta «Presupuesto» («Abrir el presupuesto» o «Crear el presupuesto»): el presupuesto se abre a pantalla completa. Arriba están la flecha de vuelta al paso «Preparación», el nombre del proyecto, el estado «Guardado» o «Guardando…», el icono de la Guía de Aura, el botón «Guardar» y «⋯». Los enlaces antiguos a la pestaña «Documentos» → «Presupuesto» llevan a esta misma pantalla.
2. En la franja sobre la tabla escriba el «Presupuesto del cliente»: la referencia general; al lado elija RUB, EUR o USD. El resto de la franja se calcula solo: «Según presupuesto», «Real», «Pagado» y «Queda». En el móvil, en lugar de la franja hay una tarjeta: el total del presupuesto, una barra «plan de …», «Real», «Pagado» y «Restante»; la referencia del presupuesto se escribe en el ordenador.
3. Elija una hoja de categoría, por ejemplo «Decoración» o «Soporte técnico», y pulse «Posición»: la fila aparece en la hoja abierta. En el ordenador cinco campos se editan en la propia fila: «Nombre», «Cant.», «Precio», «Importe» (se calcula sola) y la casilla «Para el cliente». El resto (unidad, días, proveedor, real, pagado, enlace, nota y sus propias columnas) está en la ventana «Posición»: «⋯» al final de la fila → «Todos los campos». En el móvil una posición es una tarjeta como «40 uds × 850 ₽» con su importe; pulse la tarjeta y la ventana «Posición» se abre desde abajo.
4. Para dividir una hoja en partes, pulse «Sección» y escriba un «Nombre de la sección», por ejemplo «Ceremonia» o «Banquete». El botón «+ partida» del encabezado de la sección añade una fila directamente en ella. «⋯» al final de una fila abre «Acciones de la fila»: «Todos los campos», «Arriba», «Abajo» y «Eliminar la posición». Una fila se pasa a otra hoja o sección en la ventana «Posición», en los campos «Mover a la hoja» y «Mover a la sección».
5. Si en el plano de sala hay artículos del catálogo o modelos 3D que no están en el presupuesto, sobre la tabla aparece «En el plano de sala hay N artículos que no están en el presupuesto». «Añadir al presupuesto» los añade como posiciones, con la cantidad igual a las veces que están en los planos del proyecto, y un artículo del catálogo entra ya con su precio de alquiler por día; en la nota pone «Del plano de sala». Una posición con el mismo nombre escrita a mano cuenta como ya añadida. Primero guarde los cambios sin guardar del presupuesto.
6. Rellene «Proveedor», «Enlace» y «Nota» en la ventana «Posición» cuando necesite conservar la fuente del precio y las condiciones del proveedor. «Real» y «Pagado» se escriben allí a mano cuando se conocen el coste final y los pagos.
7. Revise el «Resumen» y pulse «Guardar»: en el ordenador el botón está en la barra superior, en el móvil queda fijado al pie de la pantalla, con «Hay cambios no guardados» o «Todos los cambios guardados» a su lado. Espere al estado «Guardado».

• Si sale de la página con cambios sin guardar, AURA pide confirmación. Si un compañero guardó el presupuesto antes, sus cambios se quedan en la pantalla y sobre la tabla se le ofrece «Cargar la última versión».

Hojas y Resumen

1. Un presupuesto nuevo se abre con las hojas «Decoración», «Floristería», «Soporte técnico», «Alquiler de decoración», «Logística» y «Personal». El montaje y el desmontaje no tienen hoja propia: se escriben como posiciones dentro de la hoja de su parte del trabajo. Si el estudio tiene un método predeterminado, el presupuesto empezará con sus hojas.
2. El «Resumen» va siempre primero y se construye solo: una fila por cada hoja con su importe previsto y los importes «Para el cliente», «Coste», «Real» y «Pagado». Las hojas sin posiciones se pliegan en una sola línea «Hojas vacías: …» (en el móvil «N hojas más sin posiciones»). Pulse el nombre de una hoja para abrirla. A la derecha de la tabla (en una línea plegada en el móvil) está el bloque «Total para el cliente».
3. Las hojas se eligen en las pestañas sobre la tabla, y en el móvil en la lista «Hoja:». «+ Hoja» añade una hoja propia (en el móvil «Hoja nueva» está en «⋯» junto a la lista). Cualquier hoja del presupuesto se puede renombrar, mover o eliminar: abra la hoja y pulse «⋯» («Acciones de la hoja»), con «Cambiar nombre», «Mover la hoja a la izquierda», «Mover la hoja a la derecha», «Subir el presupuesto de la empresa de alquiler» y «Eliminar hoja». También puede renombrarla con un doble clic en la pestaña de la hoja abierta.
4. El nombre de una hoja tiene como máximo 31 caracteres y no puede contener [ ] : * ? / \ ni el apóstrofo: así Excel y Google Sheets lo abren sin errores. Los nombres «Resumen» y «Sin categoría» están reservados.

• La hoja «Sin categoría» aparece sola cuando el presupuesto tiene filas fuera de las hojas. Ahí van las filas guardadas antes de que existieran las hojas: en un presupuesto antiguo nada se pierde ni se recalcula.
• Las filas de «Producción → Presupuesto» van a la hoja con el mismo nombre que su sección, por ejemplo «Textiles» o «Logística». Las demás van a «Sin categoría».
• Si la hoja que se elimina tiene posiciones, AURA dice cuántas son y pregunta qué hacer con ellas: «Eliminar con las líneas» (los totales del presupuesto se recalculan) o «Conservar las líneas» (pasan a «Sin categoría»). Una hoja vacía se elimina enseguida. Todo surte efecto después de «Guardar».
• En un presupuesto empezado antes, la hoja «Luz» ahora se llama «Soporte técnico» y sus filas siguen en ella. Las hojas vacías «Muebles», «Textiles» y «Montaje y desmontaje» se quitaron y en su lugar apareció la hoja «Alquiler de decoración». Las hojas que ya tienen posiciones quedaron como estaban: renómbrelas o elimínelas usted.
• Las líneas «Montaje y desmontaje» y las líneas de las calculadoras («Textiles», «Estructura» y otras) que no tienen hoja propia en el presupuesto van a la hoja de su trabajo: luz, sonido, estructuras y pantallas a «Soporte técnico», floristería a «Floristería», alquiler a «Alquiler de decoración», lo demás a «Decoración». Una línea se puede mover en la ventana «Posición».

El presupuesto de la empresa de alquiler en la hoja «Alquiler de decoración»

1. Abra la hoja «Alquiler de decoración» y pulse «Subir el presupuesto de la empresa de alquiler» sobre la tabla. En cualquier otra hoja el mismo comando está en «⋯» («Acciones de la hoja»).
2. Elija el archivo que le envió la empresa de alquiler o que descargó de su sitio: XLSX, XLS, CSV, PDF, JPG o PNG. En «Agente de alquiler» escriba el nombre de la empresa: se pondrá en «Proveedor» de cada posición. En «Enlace al sitio de la empresa de alquiler» puede pegar la dirección del catálogo o de la página de un artículo.
3. Pulse «Subir y leer». El archivo se guarda primero en «Archivos del presupuesto» con una nota de la hoja para la que se subió, y luego AURA muestra las posiciones encontradas: nombre, cantidad, precio e importe, y el total.
4. Revise la lista y pulse «Añadir a la hoja». Las posiciones aparecen en la hoja abierta y los totales de la hoja y del «Resumen» se recalculan. Pulse «Guardar».
5. ¿No hay archivo, solo el enlace al artículo? Deje el archivo vacío, escriba la empresa y el enlace y pulse «Buscar el artículo por el enlace»: AURA abre la página y toma el nombre, el precio y la imagen si la página los muestra; AURA guarda la imagen, así la posición no depende del sitio de la empresa. La imagen se ve en miniatura junto al nombre de la línea, en la ventana «Posición» y en la versión para el cliente, y en Excel como enlace en la columna «Imagen». Pulse «Añadir una línea con el enlace». Si la página no se puede leer, la posición entra con el nombre de la empresa y el enlace, el precio lo pone usted.

• La lectura es gratuita y no usa IA. Excel y CSV se leen por la fila de encabezados: hacen falta «Nombre», «Cant.» y «Precio» o «Importe» (también sirven «Precio por día», «Precio de alquiler», «Importe, RUB»). En un PDF una línea se toma solo si la cantidad por el precio (o por los días y el precio) da el importe.
• Si las líneas no se leyeron gratis (una imagen, un escaneo, un PDF cuyos números no cuadran), AURA lo dice y el archivo queda en «Archivos del presupuesto». Ese archivo se puede dar a AURA: el botón «Leer con AURA», con el precio de «Asistente de presupuesto» debajo. Paga el propietario del proyecto; si no se encuentran líneas o la lectura falla, el cargo se devuelve. Las líneas leídas así llevan la nota «Leído por AURA de una imagen: compárelo con el archivo».
• Si sube el mismo archivo otra vez, sus posiciones se actualizan y no se duplican. Una línea sin precio en el archivo entra con precio 0 y la nota «Sin calcular en el archivo».

Columnas del presupuesto

1. Abra «⋯» → «Columnas» (esta opción la ven los editores). Para cada hoja marque qué columnas mostrar: «Unidad», «Días», «Proveedor», «Real», «Pagado», «Enlace», «Nota» y «Para el cliente». «Nombre», «Cant.», «Precio» y «Importe» se ven siempre. La ventana «Posición» tampoco muestra las columnas ocultas.
2. En la misma ventana, añada hasta 5 columnas propias por presupuesto: texto, número, importe o porcentaje. La casilla «Solo para el estudio» oculta la columna al cliente.
3. Las casillas «Notas solo para el estudio» y «Enlace solo para el estudio» deciden si el cliente ve las notas y los enlaces. De forma predeterminada están ocultos.

• AURA no admite fórmulas en las celdas: el importe de una fila siempre es Cant. × Precio × Días, y el margen, el descuento y el impuesto se fijan en el «Resumen».
• Si en una hoja está oculta la columna «Días», «Cant.» muestra la cantidad total de todos los días: así la ven también el cliente y el archivo Excel. El importe de la fila no cambia.

Cómo se calculan los importes

El importe de una fila es Cant. × Precio × Días y se redondea al céntimo; «Días» vacío cuenta como 1. El total de una hoja suma sus filas, y «Para el cliente» solo cuenta las filas marcadas «Para el cliente».

En el «Resumen» el cálculo va por orden: al importe «Para el cliente» se suma el margen comercial (recargo), al resultado se resta el descuento y después se añade el impuesto (el régimen simplificado o el IVA se indican como porcentaje con una etiqueta). «Total para el cliente» es el importe más el margen comercial, menos el descuento, más el impuesto. «Coste» toma el precio de coste de la fila o, si no lo hay, el importe de la fila. «Margen» es el «Total para el cliente» menos el impuesto y el coste.

Ejemplo: 120 sillas durante 2 días a 350,50 dan 84.120,00. Si el importe para el cliente es 100.000,00, con un margen del 10 %, un descuento del 5 % y un impuesto del 6 %, el margen es 10.000,00, el descuento 5.500,00, el impuesto 6.270,00 y el «Total para el cliente» 110.770,00.

«Según presupuesto», «Real», «Pagado» y «Queda» se siguen viendo sobre la tabla. «Queda» es igual al presupuesto del cliente menos «Según presupuesto»; no muestra el saldo de ninguna cuenta y no se recalcula con los pagos reales.

En «Producción → Presupuesto» la cantidad ya se muestra con los días incluidos, y su total no incluye el margen ni el impuesto del «Resumen». Por eso el «Total para el cliente» aquí puede diferir del total del presupuesto de producción.

Si el estudio tiene activado el modelo único de dinero, el «Resumen» calcula el total igual que «Producción → Presupuesto», Excel y PDF: bajo el cálculo aparece el bloque «Impuesto, comisión y redondeo» con el modo de impuesto (exento de IVA, régimen simplificado con IVA, IVA encima o «incluido»), la comisión de agencia y el redondeo, y el coste toma solo las líneas que lo tienen. Los detalles están en el artículo sobre el presupuesto de producción.

Método del estudio

1. Configure hojas, secciones, columnas, margen e impuesto en un presupuesto. Pulse «⋯» → «Método del estudio» → «Guardar como método» y póngale un nombre.
2. La casilla «Usar en proyectos nuevos» convierte el método en el inicial: los presupuestos nuevos del estudio se abren con sus hojas.
3. En otro proyecto, pulse «⋯» → «Método del estudio» y elija un método o la plantilla integrada «Boda», «Evento corporativo» o «Producción y montaje de stands». Mientras un presupuesto nuevo no tiene posiciones y aún no se ha guardado, la página dice «El presupuesto está vacío por ahora. Empieza con una plantilla lista o añade la primera posición.» y el botón «Empezar con una plantilla» abre las mismas plantillas: pulse la que necesite.

• El método guarda las hojas, las secciones, la visibilidad de las columnas, las columnas propias, el margen y el impuesto con sus etiquetas. No guarda las filas, el descuento ni lo que se muestra al cliente.
• Al aplicarlo no se pierde nada: las filas pasan a las hojas con el mismo nombre, y las hojas y columnas propias con datos que no están en el método se quedan al final.
• Los métodos los ven y aplican los editores de los proyectos del estudio. Cambiar el nombre, eliminar o activar «Abrir en presupuestos nuevos» pueden el propietario del estudio y el autor del método. Un estudio puede tener hasta 50 métodos.

Versión para el cliente

1. Abra «⋯» → «Versión para el cliente (vista previa)» para ver el presupuesto con los ojos del cliente. No tiene las columnas «Proveedor», «Real», «Pagado», «Coste» ni «Margen», ni filas con «Para el cliente» desmarcado, ni columnas marcadas «Solo para el estudio».
2. En el «Resumen», en el bloque «Total para el cliente», active «Mostrar al cliente en el proyecto» y guarde el presupuesto. Los miembros del proyecto sin derecho de edición verán «Presupuesto» en los «Documentos» del proyecto y podrán descargarlo en Excel.
3. «⋯» → «Mostrar al cliente» abre la ventana «¿Cómo quieres mostrárselo al cliente?»: desde allí puede abrir la presentación (tiene una diapositiva con el presupuesto), enviar los fotogramas a aprobación o descargar un PDF. El artículo sobre cómo mostrar al cliente tiene los detalles.

• El servidor entrega al cliente solo los campos permitidos, así que los importes internos no se pueden ver ni mediante peticiones a la API. Un cliente con acceso solo a opciones elegidas para aprobación no ve el presupuesto.
• Si el estudio no ha activado «Mostrar al cliente en el proyecto», la pantalla del presupuesto dice a un miembro sin derecho de edición «El brief, la planificación y los archivos los ven el propietario y los editores del proyecto». Si lo ha activado, sobre el presupuesto pone «Solo lectura: el propietario y los editores pueden hacer cambios» y no se puede editar nada.

Subir su propio presupuesto desde Excel

1. Abra «Presupuesto» y la línea «Archivos del presupuesto» bajo la tabla (entre paréntesis, el número de archivos). Púlsela para desplegar el bloque de subida: pulse «Subir documento» o arrastre al bloque hasta 10 archivos a la vez. Se admiten XLSX, XLS, CSV, DOCX, PDF, PPTX, JPG, PNG, WebP y TXT de hasta 25 MB. Si algunos archivos no pasan la comprobación, los demás se guardan y bajo el bloque se indica qué archivo no se subió y por qué.
2. Pulse «Abrir»: una hoja de cálculo de Excel (.xlsx o .xls) se muestra por hojas, que se cambian con los botones encima de la tabla. Un PDF se abre en el visor integrado y un documento de Word se muestra como texto con títulos y tablas.
3. «Descargar» guarda el archivo original. Para un presupuesto actualizado, pulse «Reemplazar con una nueva versión»: en la lista queda la versión nueva, y las anteriores están en «Versiones anteriores».
4. «Editar» permite cambiar el nombre del archivo, añadir una nota o mover el documento a «Cronograma», «Brief del cliente», «Asistente de preparación» o «Documentos generales». «Eliminar» quita el documento con todas sus versiones sin posibilidad de recuperarlo.

• Las fórmulas de una hoja de cálculo subida no se recalculan: se muestran los valores que Excel guardó en el archivo. El visor muestra hasta 5000 filas y 60 columnas por hoja; el archivo completo está disponible con «Descargar».
• No se admiten archivos con macros (.xlsm, .docm, .pptm, y también .xls con macros VBA u hojas de macros de Excel 4.0), archivos con contraseña ni los formatos antiguos .doc, .ppt, .xlsb y Excel 95: guarde el documento como .xlsx, .docx o .pptx sin macros ni contraseña.
• El límite es igual para todas las cuentas: hasta 5 GB de documentos por proyecto, incluidas las versiones antiguas. Puede eliminar un documento el propietario del proyecto o el participante que subió todas sus versiones.
• El presupuesto subido se guarda junto a la tabla de AURA y no traslada sus partidas a ella automáticamente.

Descargar Excel y CSV

1. Abra «⋯» y pulse «Descargar Excel para el estudio» o «Descargar Excel para el cliente». Guarde primero el presupuesto: el archivo se genera a partir de la versión guardada, y mientras haya cambios sin guardar estas líneas no están disponibles y debajo pone «Guarda primero el presupuesto».
2. En el archivo, primero va el «Resumen» y después una hoja por cada categoría. Los importes de las filas, los totales de las hojas, el margen, el descuento, el impuesto y el «Total para el cliente» se escriben como fórmulas, así que puede cambiarlos directamente en Excel o Google Sheets.
3. El archivo para el cliente solo contiene su versión: sin costes, proveedores, gastos reales, pagos, margen ni filas ocultas, y las filas de margen, descuento e impuesto con cero no se incluyen.
4. «Descargar CSV» en el mismo menú sigue exportando una tabla plana con posiciones, proveedores, cantidad, precio, importes reales, pagos, moneda, enlaces y notas.

• Los importes se pueden escribir con coma; en los precios y porcentajes se admiten hasta dos decimales. La cantidad debe ser positiva y puede haber hasta 2000 partidas entre todas las hojas.
• Cambiar la moneda no convierte nada. Revise y ajuste los importes usted mismo. No hay importación de CSV de vuelta al presupuesto. Su propio presupuesto se puede guardar al lado, en la línea «Archivos del presupuesto».
• «Pagado» no inicia ninguna transferencia de dinero ni se sincroniza con el banco. Este presupuesto tampoco cambia el saldo ni el límite de generaciones de IA en AURA.
• Cuando varias personas trabajan a la vez, el sistema avisa de una versión nueva para no sobrescribir los cambios de un compañero.
• Los estudios con la sección «Producción» tienen «Enviar a producción» en «⋯»: la ventana ofrece «Llevar las filas del presupuesto del proyecto al pedido» y crea un pedido a partir del presupuesto guardado; los cambios sin guardar no llegan al pedido.

Método del estudio en el teléfono

Con acceso beta al constructor de presupuestos, abra el presupuesto del proyecto y «Método del estudio». Guarde primero los cambios actuales. El método toma las hojas, secciones, columnas, recargo e impuesto guardados. Los artículos, el descuento y el acceso del cliente no se copian en él.

En la biblioteca puede guardar hasta 50 métodos propios, cambiar el nombre y la descripción, elegir el inicial para los presupuestos nuevos y eliminar los que no necesite. Los presupuestos ya creados conservan su estructura. Un método lo pueden editar su autor y el propietario del estudio.

Para aplicar un método al proyecto actual, vuelva al presupuesto y abra «Plantillas del presupuesto». Los métodos del presupuesto y las plantillas de tareas guardan datos distintos.

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