AURA

Документы проекта: как связаны разделы подготовки

В проекте есть отдельное рабочее место для бюджета, тайминга, клиентских анкет и предложений AI, и у каждого раздела свои загруженные документы. Оно помогает перейти от идеи оформления к подготовке события.

Подробнее: Справка · Возможности.

Проверено:

Начать подготовку

  1. Откройте нужный проект и проверьте паспорт: название, дату события и описание. Затем откройте шаг «Подготовка» → вкладку «Документы»: слева список «Документы проекта», «Бриф клиента», «Смета», «Тайминг», «Помощник подготовки» и «Общие документы», у каждого состояние словами («Заполнен клиентом», «Черновик, 4 позиции», «Пусто. Можно загрузить из Excel»), справа открытый документ. На телефоне список стоит строкой над документом.
  2. В разделе «Бриф клиента» создайте вопросы, сохраните анкету и опубликуйте ссылку. После ответов клиента вернитесь к ней через «Посмотреть ответы».
  3. В разделе «Смета» выберите валюту, укажите ориентир и добавьте позиции: декор, аренду, доставку и работу подрядчиков. Фактические расходы и оплаты вносятся вручную.
  4. В разделе «Тайминг» добавьте этапы доставки, монтажа, мероприятия и демонтажа с датой, временем и ответственными. Нажмите «Сохранить» для сметы и тайминга.
  5. В разделе «Помощник подготовки» уточните задание, получите предложения и выберите задачи для создания в доступном вам списке задач. Проверьте созданные карточки и назначьте ответственных.
  6. В каждом разделе под документом есть блок «Документы раздела»: перетащите в него свою смету в Excel или PDF, тайминг, бриф клиента или материалы для помощника. Договоры, план площадки и другие файлы, которые не относятся к одному разделу, храните в разделе «Общие документы». Число документов показано рядом с названием раздела.
  7. Ссылки на прежнюю отдельную вкладку проектной документации теперь открывают «Документы» → «Смета».

Где хранить результат

Задачи (вид «По статусам», «Список» или «Календарь») показывают, что нужно сделать и на каком этапе находится работа. Тайминг описывает последовательность действий в конкретное время. Документы подходят для концепции, инструкции монтажникам и материалов на согласование. Эти инструменты используются вместе, но запись тайминга сама не превращается в карточку задачи.

Например, ответы клиента помогают сформулировать задачи по согласованию декора. Смета фиксирует количество и стоимость изделий, тайминг задаёт время доставки и сборки, а в отдельном документе собраны фотографии и подробная инструкция.

Сохранение и права

  • Смета, бриф, тайминг, помощник и общие документы доступны владельцу и участникам с правом редактировать весь проект; остальные видят во вкладке «Документы» только документы проекта. Читатели, комментаторы и клиенты с доступом только к вариантам не видят внутреннюю смету, ответы анкет и загруженные документы разделов и не могут их скачать.
  • Клиентская ссылка на бриф открывает только опубликованную анкету. Она не даёт доступ к бюджету, таймингу, задачам или чужим ответам.
  • Бюджет и тайминг сохраняются кнопкой «Сохранить», а бриф кнопкой «Сохранить бриф». Публикация выполняется отдельно. При конфликте версий сохраните нужные правки и используйте «Загрузить актуальную версию».
  • Сумма в смете означает расходы на само мероприятие. Лимиты AI-генераций в команде проекта относятся к другому механизму и этой суммой не пополняются.
  • Документ, удалённый из раздела, сразу перестаёт скачиваться, в том числе по ранее полученной ссылке, и удаляется из хранилища.

Смета и тайминг с телефона

В мобильном приложении откройте проект и выберите «Смета» или «Тайминг». Позиции, поставщик, количество, дни аренды, цена, фактические затраты и оплаты редактируются в отдельных формах. Итоги пересчитываются на экране. Нажмите «Сохранить изменения», чтобы записать правки проекта.

В тайминге задайте название, дату и время, длительность, ответственного, контакт и место этапа. Порядок можно менять, выполненный этап отмечается отдельно. Дата и время вводятся в часовом поясе телефона.

Расширенные листы и столбцы сметы, наценка, налог, клиентская публикация и применение шаблона доступны с тем же бета-доступом, что на сайте. Клиентская версия скрывает внутренние поля и позиции, которые студия не включила в неё. Участники с правом просмотра видят только опубликованную клиентскую смету. Тайминг доступен редакторам проекта.

Если другой участник изменил смету или тайминг, приложение предложит загрузить актуальную версию. Ваши несохранённые правки остаются в форме до подтверждения. Если ответ о сохранении потерялся, сначала проверьте данные, чтобы не перезаписать чужие изменения.

CSV и Excel передаются через системное меню сохранения и отправки телефона. Перед экспортом сохраните изменения, если нужен актуальный серверный Excel.

Файлы проекта с телефона

  1. Откройте проект и «Файлы проекта», затем раздел. Файлы доступны владельцу и редакторам всего проекта.
  2. «Загрузить документ» открывает выбор файла телефона. Можно выбрать до 10 файлов. Лимиты файла, проекта и числа версий показаны на экране.
  3. «Новая версия» сохраняет предыдущие редакции под документом. «Название, раздел и заметка» помогает подписать документ и переместить всю цепочку в нужный раздел.
  4. «Посмотреть» открывает таблицу, текст, слайды или изображение. Ячейку таблицы можно нажать для полного текста. Для PDF и исходного Office выберите «Скачать или открыть файл».
  5. Удаление документа убирает все его версии; старую версию можно удалить отдельно. При потере ответа сначала обновите список и проверьте результат.

Связанные инструкции