Смета мероприятия: листы, сводная и Excel

Смета ведётся по листам категорий, как в Excel: «Декор», «Техобеспечение», «Аренда декора» и свои листы, которые можно переименовать и удалить. «Сводная» сама собирает итоги листов, наценку, скидку и налог. Смета открывается на весь экран: на ней одна кнопка «Сохранить», а всё остальное лежит в «⋯». Можно настроить столбцы, сохранить методику студии, показать клиенту версию без себестоимости и скачать Excel с формулами. Доступ имеют редакторы проекта.

Подробнее: Справка · Возможности.

Проверено: 2026-10-19

Заполнить смету

Откройте проект → шаг «Подготовка» → карточку «Смета» («Открыть смету» или «Составить смету»): смета открывается на весь экран. Вверху стрелка назад к шагу «Подготовка», название проекта, состояние «Сохранено» или «Сохраняем…», значок Аура-проводника, кнопка «Сохранить» и «⋯». Старые ссылки на вкладку «Документы» → «Смета» ведут на этот же экран.
В полосе над таблицей впишите «Бюджет клиента»: общий ориентир; рядом выберите RUB, EUR или USD. Остальное в полосе считается само: «По смете», «Факт», «Оплачено» и «Осталось». На телефоне вместо полосы карточка: сумма сметы, шкала «план из …», «Факт», «Оплачено» и «Остаток»; ориентир бюджета вписывают на компьютере.
Выберите лист категории, например «Декор» или «Техобеспечение», и нажмите «Позиция»: строка появится на открытом листе. На компьютере пять полей правятся прямо в строке: «Наименование», «Кол-во», «Цена», «Сумма» (считается сама) и отметка «Клиенту». Остальное (единица, дни, поставщик, факт, оплата, ссылка, примечание и свои столбцы) лежит в окне «Позиция»: «⋯» в конце строки → «Все поля». На телефоне позиция это карточка вида «40 шт × 850 ₽» с суммой; нажмите карточку, и окно «Позиция» откроется снизу.
Чтобы разбить лист на части, нажмите «Раздел» и впишите «Название раздела», например «Церемония» или «Банкет». Кнопка «+ позиция» в заголовке раздела добавляет строку прямо в него. «⋯» в конце строки открывает «Действия со строкой»: «Все поля», «Выше», «Ниже» и «Удалить позицию». Перенести строку на другой лист или в другой раздел можно в окне «Позиция», в полях «Перенести в лист» и «Перенести в раздел».
Если на плане зала стоят изделия из каталога или 3D-модели, которых нет в смете, над таблицей появится «На плане зала N изделий, которых нет в смете». «Добавить в смету» добавит их позициями с количеством, сколько раз они стоят на планах проекта, а у изделия каталога сразу с ценой аренды за день; в примечании будет «С плана зала». Позиция с тем же названием, написанная вручную, считается уже добавленной. Сначала сохраните несохранённые правки сметы.
Заполните «Поставщик», «Ссылка» и «Примечание» в окне «Позиция», когда нужно сохранить источник цены и условия поставщика. «Факт» и «Оплачено» вносите там же вручную, когда известны итоговая стоимость и оплаты.
Проверьте «Сводная» и нажмите «Сохранить»: на компьютере кнопка стоит в верхней панели, на телефоне закреплена внизу экрана, рядом с ней написано «Есть несохранённые изменения» или «Все изменения сохранены». Дождитесь состояния «Сохранено».

Если уйти со страницы с несохранёнными правками, AURA спросит подтверждение. Если коллега сохранил смету раньше, ваши правки остаются на экране, а над таблицей предлагается «Загрузить актуальную версию».

Листы и Сводная

Новая смета открывается с листами «Декор», «Флористика», «Техобеспечение», «Аренда декора», «Логистика» и «Персонал». Монтаж и демонтаж отдельным листом не заводится: их пишут позициями внутри листа своей части работ. Если у студии есть методика по умолчанию, смета начнётся с её листов.
«Сводная» всегда стоит первой и собирается сама: строка на каждый лист с суммами «План», «Клиенту», «Себестоимость», «Факт» и «Оплачено». Листы без позиций сложены в одну строку «Пустые листы: …» (на телефоне «Ещё N листов без позиций»). Нажмите на название листа, чтобы открыть его. Справа от таблицы (на телефоне в свёрнутой строке) стоит блок «Итог для клиента».
Листы выбирают на вкладках над таблицей, на телефоне в списке «Лист:». «+ Лист» добавляет свой лист (на телефоне «Новый лист» стоит в «⋯» рядом со списком). Каждый лист сметы можно переименовать, сдвинуть, удалить: откройте лист и нажмите «⋯» («Действия с листом»), там «Переименовать», «Сдвинуть лист влево», «Сдвинуть лист вправо», «Загрузить смету прокатчика» и «Удалить лист». Переименовать можно и двойным нажатием на вкладку открытого листа.
Название листа занимает до 31 символа и не может содержать [ ] : * ? / \ и апостроф: так его без ошибок откроют Excel и Google Таблицы. Названия «Сводная» и «Без категории» заняты.

Лист «Без категории» появляется сам, когда в смете есть строки вне листов. Туда попадают строки, сохранённые до появления листов: в старой смете ничего не теряется и не пересчитывается.
Строки из «Производство → Смета» встают на лист с тем же названием, что и их раздел, например «Текстиль» или «Логистика». Остальные попадают в «Без категории».
Если на удаляемом листе есть позиции, AURA напишет, сколько их, и спросит, что с ними сделать: «Удалить с позициями» (итоги сметы пересчитаются) или «Оставить позиции» (они перейдут в «Без категории»). Пустой лист удаляется сразу. Всё вступает в силу после «Сохранить».
В смете, начатой раньше, лист «Свет» теперь называется «Техобеспечение», и его строки остаются на нём. Пустые «Мебель», «Текстиль» и «Монтаж и демонтаж» убраны, вместо них появился лист «Аренда декора». Листы, где уже есть позиции, остались как были: переименуйте или удалите их сами.
Строки «Монтаж и демонтаж» и строки калькуляторов («Текстиль», «Каркас и конструкции» и другие), для которых в смете нет своего листа, встают на лист своей работы: свет, звук, фермы и экраны на «Техобеспечение», флористика на «Флористику», аренда на «Аренду декора», остальное на «Декор». Перенести строку можно в окне «Позиция».

Смета прокатчика на лист «Аренда декора»

Откройте лист «Аренда декора» и нажмите «Загрузить смету прокатчика» над таблицей. На любом другом листе эта же команда есть в «⋯» («Действия с листом»).
Выберите файл, который прислал прокатчик или который вы скачали с его сайта: XLSX, XLS, CSV, PDF, JPG или PNG. В поле «Прокатчик» впишите название компании: оно встанет в «Поставщик» каждой позиции. В «Ссылка на сайт прокатчика» можно вставить адрес каталога или страницы с товаром.
Нажмите «Загрузить и разобрать». Файл сначала сохраняется в «Файлы сметы» с пометкой, для какого листа он загружен, затем AURA показывает найденные позиции: название, количество, цену и сумму, и общий итог.
Проверьте список и нажмите «Добавить на лист». Позиции встанут на открытый лист, итоги листа и «Сводной» пересчитаются. Нажмите «Сохранить».
Нет файла, есть только ссылка на товар? Оставьте файл пустым, впишите прокатчика и ссылку и нажмите «Найти позицию по ссылке»: AURA откроет страницу и возьмёт название, цену и картинку, если страница их показывает; картинку AURA сохранит у себя, и позиция не зависит от сайта прокатчика. Картинка видна миниатюрой у названия позиции, в окне «Позиция» и в версии для клиента, а в Excel стоит ссылкой в столбце «Картинка». Нажмите «Добавить позицию со ссылкой». Если страницу прочитать нельзя, позиция встанет с названием прокатчика и ссылкой, цену впишите сами.

Разбор бесплатный и идёт без AI. Excel и CSV читаются по строке заголовков: нужны «Наименование», «Кол-во» и «Цена» или «Сумма» (подходят и «Цена за день», «Цена аренды», «Сумма, руб.»). В PDF строка берётся, только если количество, умноженное на цену (или на дни и цену), равно сумме.
Если бесплатно строки не разобрались (картинка, скан, PDF, где числа не сошлись), AURA так и напишет, а файл останется в «Файлах сметы». Такой файл можно отдать AURA: кнопка «Распознать с AURA», под ней цена «Помощника сметы». Платит владелец проекта; если строк не нашлось или распознавание не удалось, списание возвращается. Распознанные позиции получают пометку «Распознано AURA с картинки: сверьте с файлом».
Если загрузить тот же файл ещё раз, его позиции обновятся, а не продублируются. Строка без цены в файле встанет с ценой 0 и пометкой «Не посчитано в файле».

Столбцы сметы

Откройте «⋯» → «Столбцы» (пункт видят редакторы). Для каждого листа отметьте, какие столбцы показывать: «Ед. изм.», «Дни», «Поставщик», «Факт», «Оплачено», «Ссылка», «Примечание» и «Клиенту». «Наименование», «Кол-во», «Цена» и «Сумма» видны всегда. Скрытые столбцы не показывает и окно «Позиция».
В том же окне добавьте до 5 своих столбцов на смету: текст, число, сумма или процент. Отметка «Только для студии» прячет столбец от клиента.
Отметки «Примечание только для студии» и «Ссылка только для студии» решают, увидит ли клиент примечания и ссылки. По умолчанию они скрыты.

Формулы в ячейках AURA не принимает: сумма строки всегда считается как Кол-во × Цена × Дни, а наценка, скидка и налог задаются на «Сводной».
Если на листе скрыт столбец «Дни», в «Кол-во» показано общее количество за все дни: так же его видят клиент и файл Excel. Сумма строки от этого не меняется.

Как считаются суммы

Сумма строки равна Кол-во × Цена × Дни и округляется до копейки; пустые «Дни» считаются как 1. Итог листа складывает суммы его строк, а «Клиенту» учитывает только строки с отметкой «Клиенту».

На «Сводной» расчёт идёт по порядку: к сумме «Клиенту» прибавляется наценка, от результата отнимается скидка, затем начисляется налог (УСН или НДС задаётся процентом с подписью). «Итого для клиента» равно сумме плюс наценка минус скидка плюс налог. «Себестоимость» берёт цену себестоимости строки, а если её нет, сумму строки. «Маржа» равна «Итого для клиента» минус налог и себестоимость.

Пример: 120 стульев на 2 дня по 350,50 дают 84 120,00. Если сумма для клиента 100 000,00, наценка 10 %, скидка 5 % и налог 6 %, то наценка 10 000,00, скидка 5 500,00, налог 6 270,00, а «Итого для клиента» 110 770,00.

«По смете», «Факт», «Оплачено» и «Осталось» по-прежнему видны над таблицей. «Осталось» равно бюджету клиента минус «По смете»; оно не показывает остаток на счёте и не пересчитывается по фактическим платежам.

В «Производство → Смета» количество показано уже с учётом дней, а её итог не включает наценку и налог «Сводной». Поэтому «Итого для клиента» здесь может отличаться от итога производственной сметы.

Если для студии включена единая модель денег, «Сводная» считает итог так же, как «Производство → Смета», Excel и PDF: под расчётом появляется блок «Налог, комиссия и округление» с режимом налога (НДС не облагается, УСН с НДС, НДС сверху или «в том числе»), комиссией агентства и округлением, а себестоимость берёт только строки, где она указана. Подробности в статье о смете на производство.

Методика студии

Настройте листы, разделы, столбцы, наценку и налог в одной смете. Нажмите «⋯» → «Методика студии» → «Сохранить как методику» и дайте ей название.
Отметка «Использовать для новых проектов» делает методику стартовой: новые сметы студии откроются с её листами.
В другом проекте нажмите «⋯» → «Методика студии» и выберите методику или встроенный шаблон «Свадьба», «Корпоратив» или «Производство и застройка». Пока в новой смете нет позиций и её ещё не сохраняли, на странице написано «Смета пока пуста. Начните с готового шаблона или добавьте первую позицию.», а кнопка «Начать с шаблона» открывает те же шаблоны: нажмите на название нужного.

Методика хранит листы, разделы, видимость столбцов, свои столбцы, наценку и налог с подписями. Строки, скидку и показ клиенту она не хранит.
При применении ничего не теряется: строки переходят на листы с тем же названием, а листы и свои столбцы с данными, которых нет в методике, остаются в конце.
Методики видят и применяют редакторы проектов студии. Переименовать, удалить или включить «Открывать в новых сметах» могут владелец студии и автор методики. В студии до 50 методик.

Версия для клиента

Откройте «⋯» → «Версия для клиента (предпросмотр)», чтобы увидеть смету глазами клиента. В ней нет столбцов «Поставщик», «Факт», «Оплачено», «Себестоимость», «Маржа», нет строк со снятой отметкой «Клиенту» и столбцов, отмеченных «Только для студии».
На «Сводная» в блоке «Итог для клиента» отметьте «Показывать клиенту в проекте» и сохраните смету. Участники проекта без права редактирования увидят «Смета» в «Документах» проекта и смогут скачать её в Excel.
«⋯» → «Показать клиенту» открывает окно «Как показать клиенту?»: оттуда можно открыть презентацию (в ней есть слайд со сметой), отправить кадры на согласование или скачать PDF. Подробности в статье о том, как показать клиенту.

Сервер отдаёт клиенту только разрешённые поля, поэтому внутренние суммы нельзя увидеть даже через запросы к API. Клиент, которому открыты только выбранные варианты на согласовании, смету не видит.
Если студия не включила «Показывать клиенту в проекте», участнику без права редактирования экран сметы пишет «Бриф, тайминг и файлы видят владелец и редакторы проекта». Если включила, над сметой стоит «Только просмотр: править может владелец и редакторы», а править ничего нельзя.

Загрузить свою смету из Excel

Откройте «Смета» и строку «Файлы сметы» под таблицей (в скобках число файлов). Нажмите её, чтобы раскрыть блок загрузки: нажмите «Загрузить документ» или перетащите в блок до 10 файлов за раз. Подходят XLSX, XLS, CSV, DOCX, PDF, PPTX, JPG, PNG, WebP и TXT до 25 МБ. Если часть файлов не прошла проверку, остальные сохраняются, а под блоком указано, какой файл не загружен и почему.
Нажмите «Открыть»: таблица Excel (.xlsx или .xls) показывается по листам, листы переключаются кнопками над таблицей. PDF открывается во встроенном просмотре, а документ Word показывается текстом с заголовками и таблицами.
«Скачать» сохраняет исходный файл. Для обновлённой сметы нажмите «Заменить новой версией»: в списке останется новая версия, прежние доступны в «Предыдущие версии».
«Изменить» позволяет переименовать файл, добавить примечание или перенести документ в «Тайминг», «Бриф клиента», «Помощник подготовки» или «Общие документы». «Удалить» убирает документ вместе со всеми версиями без возможности восстановления.

Формулы в загруженной таблице не пересчитываются: показываются значения, которые Excel сохранил в файле. В просмотре помещается до 5000 строк и 60 столбцов на лист; полный файл доступен по «Скачать».
Файлы с макросами (.xlsm, .docm, .pptm, а также .xls с макросами VBA или листами макросов Excel 4.0), файлы с паролем и старые форматы .doc, .ppt, .xlsb и Excel 95 не принимаются: сохраните документ как .xlsx, .docx или .pptx без макросов и пароля.
Лимит одинаковый для всех аккаунтов: до 5 ГБ документов на проект с учётом старых версий. Удалить документ может владелец проекта или участник, загрузивший все его версии.
Загруженная смета хранится рядом с таблицей AURA и не переносит позиции в неё автоматически.

Скачать Excel и CSV

Откройте «⋯» и нажмите «Скачать Excel для студии» или «Скачать Excel для клиента». Сначала сохраните смету: файл собирается из сохранённой версии, а пока есть несохранённые правки, эти строки недоступны и под ними написано «Сначала сохраните смету».
В файле первой идёт «Сводная», за ней по листу на каждую категорию. Суммы строк, итоги листов, наценка, скидка, налог и «Итого для клиента» записаны формулами, поэтому их можно менять прямо в Excel или Google Таблицах.
Файл для клиента содержит только его версию: без себестоимости, поставщиков, факта, оплат, маржи и скрытых строк, а строки наценки, скидки и налога с нулём не выводятся.
«Скачать CSV» в том же меню по-прежнему выгружает плоскую таблицу с позициями, поставщиками, количеством, ценой, фактом, оплатами, валютой, ссылками и примечаниями.

Суммы можно вводить с запятой, в ценах и процентах допускается до двух знаков после запятой. Количество должно быть положительным, а позиций может быть до 2000 на все листы вместе.
Смена валюты не выполняет конвертацию. Проверьте и скорректируйте суммы самостоятельно. Обратный импорт CSV здесь не предусмотрен. Свою смету можно хранить рядом в строке «Файлы сметы».
«Оплачено» не инициирует перевод денег и не синхронизируется с банком. Эта смета также не меняет баланс или лимит AI-генераций в AURA.
При одновременной работе система предупредит о новой версии, чтобы не перезаписать изменения коллеги.
У студий с разделом «Производство» в «⋯» есть «Передать в производство»: окно предлагает «Взять строки сметы проекта в заказ» и создаёт заказ из сохранённой сметы; несохранённые правки в заказ не попадут.

Методика студии на телефоне

С бета-доступом к конструктору смет откройте смету проекта и «Методика студии». Сначала сохраните текущие изменения. Методика берёт сохранённые листы, разделы, столбцы, наценку и налог. Позиции, скидка и доступ клиента в неё не копируются.

В библиотеке можно сохранить до 50 собственных методик, менять название и описание, выбирать стартовую для новых смет и удалять ненужные. Уже созданные сметы сохраняют свою структуру. Редактировать методику могут её автор и владелец студии.

Чтобы применить методику к текущему проекту, вернитесь в смету и откройте «Шаблоны сметы». Методики сметы и шаблоны задач хранят разные данные.