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El panel «Invitados»: invitados por asiento y CSV

El panel «Invitados» del plano de la sala muestra cuántos invitados ya tienen asiento y permite escribir un invitado en cada asiento o pegar una lista de nombres. Los nombres se ven junto a las sillas en el plano, en el PDF A3 y en el archivo CSV de asientos para la recepción y la impresión de tarjetas.

Más información: Ayuda · Funciones.

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Cómo usarlo

  1. Abra el plano de la sala y pulse «Invitados» en la fila superior o en la barra de la izquierda: a la derecha se abre el panel «Invitados» (en el teléfono y la tableta sale debajo del plano). También lo abre el botón «Invitados» del panel rápido de una mesa seleccionada. Desde un proyecto: el paso «Espacio», la tarjeta «Distribución de invitados», el botón «Asignar asientos a los invitados» abre el mismo plano.
  2. Arriba del panel está el total «Sentados 8 de 60» y «60 plazas»: el número de invitados sale del pasaporte del proyecto, y sin él el panel dice «Sentados 8» (en el teléfono el total está en el título). Cuando se conoce el número de invitados, la barra muestra la parte de invitados con asiento. Debajo está la lista de todas las mesas, cada una con «8 de 10». Pulse una mesa y se despliega: cada silla tiene su campo «Introduzca el nombre completo» con el número de asiento. Escriba un nombre; Enter pasa al asiento siguiente. Elegir una mesa en la hoja también la despliega en el panel, y elegir una fila en el panel selecciona la mesa en la hoja.
  3. Para no escribir a mano, pulse «Pegar una lista». En la ventana pegue los nombres en el campo «Nombres de los invitados» (un nombre por línea), elija la mesa en la lista «Dónde sentarlos» (cada una muestra «4 de 10 libres») y pulse «Sentar»: los nombres ocupan los asientos libres de la mesa por orden, y los invitados ya escritos se quedan en su sitio. Bajo el campo se indica cuántos nombres hay en la lista y cuántos asientos libres tiene la mesa. También puede copiar una columna de nombres de Excel y pegarla en el campo del asiento que necesite: los nombres ocupan los asientos seguidos desde él. Los números al principio de las líneas («1.», «2)») se quitan solos.
  4. Tras pegar, una línea verde dice qué ha salido, por ejemplo «Invitados sentados: 8. Sin asiento: 2.» Si hay más invitados que sillas, los nombres que sobran quedan en la línea «Sin asiento: N» de esta mesa con la sugerencia «Estos invitados aún no tienen silla. Añada sillas y ocuparán los nuevos asientos.» Añada sillas (el campo «plazas» del panel rápido o el bloque «Sillas alrededor de la mesa» en «Propiedades», sección «Asientos de la mesa»).
  5. Para obtener la lista para la recepción, pulse «Descargar CSV» en el panel (el botón aparece cuando el plano tiene nombres) o «Descargar» → «Descargar asientos CSV» (en el teléfono «⋯» → «Descargar»): las columnas «Mesa», «Número de asiento» e «Invitado» sirven para la recepción, para imprimir tarjetas y para revisar la lista.

Qué conviene saber

  • Si cambia el número de asientos o la forma de la mesa, los invitados se quedan por orden en las sillas que se mantienen, las sillas nuevas llegan libres y los invitados de las sillas quitadas pasan a «Sin asiento». No se pierde ningún nombre.
  • El archivo CSV con el separador «;» se abre en Excel por columnas. Los invitados sin asiento aparecen en él con la marca «sin asiento». Cuando el plano tiene invitados, seating.csv también se incluye en «Descargar para el diseñador».
  • Los nombres se ven junto a las sillas en el plano, en el PDF A3 y en «Sala en 3D»: allí los muestra la casilla «Distribución de invitados», y «Buscar invitado» lleva la cámara a la silla de un invitado (artículo sobre la «Sala en 3D», apartado «Etiquetas y distribución de invitados en la sala»). Al cliente no se le envían por el enlace de la presentación: la diapositiva del plano y el recorrido por la sala cuentan los asientos, pero no muestran a los invitados.
  • Una mesa admite hasta 100 invitados, y un nombre hasta 100 caracteres. Al copiar o duplicar una mesa y en sus propias plantillas, la lista de invitados no se traslada.
  • Pueden escribir y cambiar invitados quienes pueden editar el plano: el propietario del proyecto y los editores. Quien comenta o solo ve el plano ve los nombres y puede descargar la distribución.
  • «Sentados» cuenta los nombres escritos, no las plazas: un plano con sitio para 60 no es una fiesta de 60 personas. Por eso el número de invitados sale del pasaporte del proyecto, y sin él el total dice «Sentados 8», sin «de». Un bufé no necesita asignar asientos. Si las mesas del plano no tienen sillas, el panel «Invitados» dice «Las mesas aún no tienen sillas» y sugiere añadir sillas: «Agregar» → «Silla». En un plano de bufé, encima de esa línea aparece «Bufé: no hace falta asignar asientos».
  • En una mesa con cuatro o más invitados escritos el panel muestra el primero y una línea «7 invitados más»: púlsela para ver a todos. Si el panel está abierto o cerrado se recuerda durante la visita.

Distribución de invitados desde el teléfono

Abra las propiedades de la mesa seleccionada y la lista de invitados. Cada fila corresponde a un asiento, y una fila vacía lo deja libre. Si ahora hay menos asientos, los nombres restantes se conservan sin asiento.

Con la exportación puede guardar la distribución en un CSV. Al copiar mesas y guardar sus propias plantillas, los nombres de los invitados no se trasladan.

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